Do tej pory wszyscy w działach HR i komunikacji w firmach zastanawiali się, w jaki sposób komunikować zmiany i reguły związane z pandemią oraz pracą zdalną. Obecnie, kiedy powoli odmrażane są obostrzenia, a pracownicy po miesiącach spędzonych na home office – na ściśle określonych zasadach – wracają do biur, pytania są inne. Jak zorganizować życie w firmie i w jaki sposób komunikować się z pracownikami przed powrotem, a jak po przyjściu do pracy?​

Pandemia Covid-19 wpłynęła na funkcjonowanie większości przedsiębiorstw. Każda firma ma tu jednak swoją specyfikę – niektóre biura zamknięto na cztery spusty przenosząc wszystkich pracowników do domów, w innych część osób pracowała na zasadzie dyżurów lub w formie zmian ograniczających liczbę osób przebywających w tym samym czasie w jednym miejscu; jeszcze inne funkcjonowały w sposób hybrydowy – produkcja, po uwzględnieniu norm i wskazań pandemicznych, w możliwie standardowej formie, a pracownicy biurowi z domu.

Wiele firm wyznaczyło strefy poruszania się (ruch jednokierunkowy, blokadę wind), wykluczyło tzw. „miejsca wspólne” (np. stołówki czy kuchnie), zadbało o dezynfekcję i zachowanie bezpiecznej odległości (1,5 m na open space lub nawet 2 m w sali konferencyjnej), dystrybuowało maseczki do użytku w pracy, a nawet poza firmą czy do minimum ograniczyło kontakty z osobami z zewnątrz.

Teraz już wiemy, że pandemia Covid-19 szybko nie zniknie i firmy muszą dostosować się do działania w nowych warunkach. A to oznacza, że muszą się dobrze przygotować na powrót pracowników z home office’ów i działanie w „nowej normalności”, czyli w reżimie sanitarnym i z wymuszonym fizycznym dystansowaniem.

Pracownicy wracają z home office – o co trzeba zadbać?

1. Przygotowanie miejsc pracy, sal konferencyjnych, kuchni, szatni i ciągów komunikacyjnych zgodne z wymogami Głównego Inspektoratu Sanitarnego, regułami dezynfekcji i tzw. social distansing.
2. Odpowiednie oznaczenie wszystkich miejsc, punktów, limitów osób i oczekiwanych zachowań. 
3. Zrozumiałe sformułowanie i udostępnienie pracownikom nowych zasad, przedstawienie osób, które odpowiadają za ich wdrożenie, ewentualne zmiany, odpowiadają na pojawiające się pytania i wątpliwości.
4. Poinformowanie pracowników o nowych zasadach funkcjonowania, jeszcze przed samym powrotem do biura, jak i w trakcie pracy.

Jakie cele musi spełniać komunikacja?

• Edukować pracowników
• Instruować w zakresie bezpieczeństwa
• Pozwalać poznać i zrozumieć nową rzeczywistość

Pamiętajmy, że to trudny, ale i potencjalnie radosny moment – zarówno dla firmy, jak i pracowników. Po miesiącach pracy zdalnej wielu z nas potrzebuje już odmiany i (oczywiście bezpiecznego) kontaktu z ludźmi. Z drugiej strony – wciąż mamy wiele obaw o zdrowie swoje i bliskich i potrzebujemy uspokojenia, aby nadal czuć się bezpiecznie. Jeśli w komunikacji pokażemy, że mamy wszystko pod kontrolą – efekt zostanie osiągnięty.

Komunikacja krok po kroku

Przed przyjściem do biura

Jako działy HR, komunikacji wewnętrznej czy marketingu, na początku powinniśmy zrozumieć i – oczywiście – przekazać to pracownikom, że przychodzą do pracy do zupełnie innej firmy niż ta, którą znają sprzed pandemii. Może się im bowiem na początku wydawać, że to firma mniej przyjazna, naszpikowana procedurami, która niemal nie cieszy się na powrót zespołów.

Aby zapobiec takiemu wrażeniu powinniśmy jeszcze przed przyjściem pracowników do biura rozpocząć komunikację. Najpierw określmy jej tonację. Tzw. tone-of-voice powinien być zgodny z polityką wizerunkową firmy, zastanówmy się więc czy chcemy być mocno poważni, lekko żartobliwi, bardziej przyjacielscy czy korporacyjni. Powinna być ona także odpowiednio graficznie zaprojektowana: zgodna z CI firmy lub być zupełnie nowym pomysłem na kampanię internalową z odmiennym layoutem.

Co możemy wykorzystać?

Mailingi (newslettery)

Pierwszy mail powinien zostać wysyłany np. 10 dni przed „otwarciem” biura. Napiszmy w nim, że cieszymy się, że się znów spotkamy i że się solidnie do tego przygotowujemy. Tu powinna pojawić się także wzmianka o tym, że czeka wszystkich nowa rzeczywistość i zasady – dla dobra wspólnego. Cel tego maila: pokazanie ogólnej radości z powrotu i wzbudzenie poczucia bezpieczeństwa.

Kolejny mail – np. na tydzień przed powrotem – powinien informować o zasadach, jakie wprowadziliśmy, aby jak najlepiej zabezpieczyć pracowników. Wymieńmy je w formie list podzielonych na obszary tematyczne, np.

• zasady ogólne: maseczki i dezynfekcja,
• zasady pracy: liczba osób w biurze, podział na zmiany, godziny itp.,
• zasady poruszania się po korytarzach i innych ciągach komunikacyjnych,
• zasady korzystania z sal konferencyjnych i kuchni pracowniczych,
• zasady zapraszania i przyjmowania gości z zewnątrz.

Celem tego mailingu powinna być edukacja pracowników w zakresie nowych zasad, które będą funkcjonowały w firmie.

Następny mail powinien trafi do skrzynek pracowników na jeden-dwa dni przed powrotem. Ma on cel wizerunkowy. Napiszmy, że wszystko przygotowane, że dołożyliśmy wszelkich starań, aby byli bezpieczni oraz, że liczymy na ich świadomą postawę.

Telefon od przełożonego

Osobisty rodzaj kontaktu jest nie do przecenienia. Zadzwońmy, nakreślmy spodziewane zmiany i powiedzmy, że dobrze się będzie wreszcie spotkać.

W biurze

System komunikatów w przestrzeni biurowej

Zaprojektujmy proste, ikonograficzne komunikaty mówiące o nowych zasadach panujących w biurze. Czytelne, z ikonami przypisanymi do danej kategorii komunikatów. Kolorowe i przykuwające wzrok, ale nie nawiązujące do zasad BHP, nie żółto-czarne, wywołujące strach. Po prostu… przyjaźniejsze.

Co powinno się znaleźć w takim zestawie? Naklejki, plakaty, wlepki, ulotki oraz komunikaty do intranetu informujące o:

• zasadach higieny (mycia rąk, dezynfekcji, zakładania, zdejmowanie i przechowywanie maseczki),
• odległościach między stanowiskami pracy,
• o tym, ile osób wejdzie do danej salki konferencyjnej,
• zasadach korzystania z kuchni i sprzętów, szatni i toalet,
• możliwości przyjmowania gości zewnętrznych i wyjazdów w delegacje,
• działaniu parkingów, wspólnych dojazdów i carsharingu.

Przykłady:

„Nie odkładaj maseczki na blat!” / „Umyłeś ręce?” (po wyjściu z toalety) / „Sprawdź, czy liczba osób na Twoim spotkaniu zmieści się do salki”

Dobrym pomysłem będą wlepki oraz naklejki podłogowe znajdujące się przy wejściu do firmy, w korytarzach, a także na/przy biurkach pracowników z miłymi optymistycznymi hasłami, np. „Dobrze Cię znów widzieć”, „Dbamy o Ciebie, bo jesteś dla nas ważna!”, „Będzie dobrze”.

System komunikacji online

Wprowadźcie cykliczny newsletter. Na początku nie zaszkodzi, aby pracownicy otrzymywali go codziennie. Informujcie, kto do nas dołączył (kto nowy pojawił się w pracy), co się zmieniło, odpowiadajcie na pytania (przydatna rubryka „Zapytaj nas” poprzez którą pracownicy zadają działowi HR pytania oraz – następnie rubryka „FAQ” z odpowiedziami), motywujcie.

Gazety i biuletyny firmowe

Nie wszyscy pracownicy posiadają dostęp do komputera, intranetu i skrzynki pocztowej – z racji na charakter swojego stanowiska. W tym artykule koncentruję się głównie na pracownikach biurowych, jednak osoby pracujące na produkcji lub w magazynach także powinny mieć dostęp do bieżących informacji.

Zastosujcie ulotki – każda poświęcona innemu zagadnieniu, cykliczne biuletyny lub jednodniówki (których wydruk nie musi być profesjonalny, wystarczą drukarki firmowe), spełniające podobne cele, co codzienny newsletter.

Wydawajcie gazetę firmową, najlepiej sprawdzi się dwutygodnik lub miesięcznik. Podzielcie ją na dwie części: jedna – bardziej korporacyjna, formalna, z zasadami i informacjami, ze stanowiskiem zarządu czy działu HR, druga – „lżejsza”, z poradami na czas wolny z dziećmi, na zdrowe posiłki dodające odporności, z relacjami z rowerowych rajdów i zdjęciami pracowników i ich (niestety) niedalekich podróży.

Inne

Rozważ wprowadzenie:

• Welcome kitu – np. z płynami do dezynfekcji osobistej, chusteczkami antybakteryjnymi, maseczką i (higienicznie zapakowaną) zdrową przekąską lub owocem.
• Giełdy ogłoszeń – na tablicy lub w intranecie, która pomoże pracownikom np. w sprzedaży roweru, wymianie książek itp.
• Cotygodniowych spotkań online z możliwością zadawania pytań działowi HR lub komitetowi kryzysowemu ds. pandemii.

Poza biurem

Wielu pracowników, którzy wrócą do biura, niepokoić będzie życie domowe. Wszak dzieci nadal nie chodzą do szkoły i zostają w domu, a o zdrowie seniorów należy teraz dbać szczególnie.

Rozważ wprowadzenie:

• Komunikacji z rodzinami pracowników

Przygotuj firmowe kolorowanki, krzyżówki, pomysły na kreatywne zabawy z dziećmi. Zrób listę fajnych gier planszowych i lektur. A może zaprojektujesz aplikację online lub stworzysz konkurs na najbardziej kreatywną zabawę na balkonie? Materiały zmieniaj cyklicznie, uzupełniaj, dodawaj. Pracownicy na pewno to docenią.

• Pomysłów na czas „po pracy”

A może zaproponujesz zdrowe menu – „7 pomysłów na zdrowe obiady na każdy dzień tygodnia” z przepisami i zdjęciami potraw? Może sporządzisz mapę rowerową swojego mikroregionu i okolic? Wszystkie inicjatywy mile widziane!

Komunikacja z pracownikami wracającymi do pracy po przerwie spowodowanej pracą zdalną jest nie do przecenienia. Zadbaj o nią wcześniej, niech będzie czytelna, przejrzysta, jeśli dotyczy zasad i procedur, ale także oryginalna i choć odrobinę optymistyczna – aby wszyscy poczuli się spokojnie.

Jeśli chcesz wprowadzić nowe zasady komunikacji, zaprojektować materiały graficzne lub stworzyć nową strategię komunikacji w tym czasie – skontaktuj się z nami na hello@dobocom.pl.

Artykuł zastał zainspirowany współpracą z firmą Kimball Electronics Poland nad komunikacją z pracownikami podczas pandemii koronawirusa.