Jak zaplanować onboarding pracownika?

Kiedy ostatni raz zastanawiałeś się, co dzieje się z nowymi pracownikami podczas ich pierwszych dni i tygodni w pracy? Kiedy weryfikowałeś, czego dowiadują się wtedy o firmie? Kiedy sprawdzałeś ich poziom satysfakcji z wdrożenia? Jeśli odpowiedź brzmi „dawniej niż jestem w stanie sobie przypomnieć”, powinieneś zastanowić się nad nowym planem onboardingu w swojej firmie. Jak to zrobić krok po kroku?

Onboarding – czy dla każdej firmy?

Każdej i każdemu zdarza się osiąść na laurach po zakończonym sukcesem procesie rekrutacyjnym. Dziś jednak wiemy, że to nie koniec naszej pracy z nowym pracownikiem.

Po co planować onboarding?

Naszym zadaniem jest sprawienie, że obietnice dane podczas rekrutacji – również te, które dotyczą atmosfery w firmie – zostaną spełnione, a pracownik w pierwszych tygodniach swojej pracy szybko wdroży się w swoje stanowisko, poczuje emocjonalne związanie z firmą oraz zacznie podzielać jej wartości i korzystać z preferowanych przez nią sposobów działania.

Takie cele spełnia dobrze przeprowadzony proces onboardingu nowego pracownika. To, co będzie się w nim wydarzać, zależy nie tylko od kwestii prawnych, ale też od specyfiki firmy – jej wielkości, misji czy wartości.

Wypracowanie procesu i wdrożenie go w praktykę przyjmowania nowych pracowników to nie lada wyzwanie. Dlatego chcę podzielić się naszym doświadczeniem i tym, jak planować proces tworzenia nowej strategii onboardingu.

Krok 1 – audyt

Bez audytu nie ma dobrej strategii. Konieczne jest sprawdzenie, jak aktualnie wygląda wdrożenie nowych pracowników oraz jak oceniamy jego poszczególne elementy. Celem tego etapu jest jak najlepsze poznanie sytuacji zastanej.

Najlepiej, aby zadanie to wykonał zewnętrzny audytor – wszak osoba z firmy nigdy nie będzie w stanie osiągnąć takiej obiektywności w ocenie komunikacji. Niezbędna będzie współpraca z pracownikiem firmy najlepiej znającym proces.

Co poddać audytowi?

1. Komunikację z nowym pracownikiem po rekrutacji, a przed przyjściem do pracy – na przykład maile z dokumentami i formalnościami, maile dotyczące nadchodzących szkoleń i pierwszych dni w pracy
2. Dokumenty i materiały drukowane, które otrzymuje – na przykład wykaz informacji, które musi podać pracodawcy, instrukcję zdobycia zaświadczenia od lekarza medycyny pracy, regulamin pracy, ulotki i foldery o firmie
3. Prezentacje i materiały szkoleniowe, z którymi ma styczność – czyli najczęściej prezentacje wyświetlane podczas szkoleń i materiały wiedzowe, które otrzymuje w ich trakcie

Krok 2 – wywiady z pracownikami

Audyt to baza do pogłębienia wiedzy o mocnych i złych stronach aktualnego planu wdrożeniowego nowych pracowników. Ich ustalenie nie jest możliwe bez rozmów z pracownikami, którzy niedawno sami przeżyli swój onboarding.

Wywiady focusowe – jak je zorganizować?

Najczęściej stosujemy tu wywiady focusowe dla pracowników o tym samym schemacie wdrożenia. Tutaj dwa zastrzeżenia. Po pierwsze, powinny odbywać się w grupie 6-10 pracowników o krótkim stażu pracy (np. do roku od zatrudnienia) – najlepiej takich, którzy nie pracują ze sobą na co dzień. Po drugie, bez wątpienia muszą być prowadzone przez zewnętrznych badaczy.

Te dwa warunki mają dać pracownikom poczucie bezpieczeństwa w wygłaszaniu swoich opinii i dzieleniu się swoimi doświadczeniami. Ich zapewnienie daje nam pewność, że nie występuje ani zależność między pracownikami, ani między grupą i prowadzącymi, które z pewnością wpłynęłyby na wyniki wywiadu.

Na wywiadach pytamy bowiem o rzeczy ważne i – niekiedy – trudne. O co na przykład?

• Jakie były pierwsze wrażenia związane z firmą?
• Jak podsumowują pierwsze dni w firmie?
• Jakie były najlepsze i najgorsze doświadczenia związane z wdrożeniem?

Warto też przejść z grupą focusową przez całą ścieżkę i opowiedzieć sobie krok po kroku, czego doświadczali i jakie emocje im towarzyszyły.

Czasem niezbędne są wywiady one-to-one, które pogłębiają temat i pozwalają poznać indywidualną perspektywę – zwłaszcza w przypadku osób na zarządczych stanowiskach.

Krok 3 – „mystery employee”

Ten krok jest według mnie najważniejszy. Zewnętrzny audytor wciela się w nim w nowego pracownika, zostaje „zatrudniony” w firmie i przechodzi wdrożenie – tak długie i intensywne, jak prawdziwi pracownicy.

Uzbrojony jest w wiedzę zdobytą podczas audytu oraz wywiadów z pracownikami. Dzięki temu już początkowo wie, na jakie elementy zwrócić uwagę. Może zweryfikować wcześniejsze ustalenia, a nawet zupełnie je zakwestionować.

Dzięki „tajemniczemu pracownikowi” zdobywamy zewnętrzną opinię poszczególnych elementów wdrożenia.

„Mystery employee” – FAQ

Nasi klienci zazwyczaj pytają nas tu o dwie kwestie.

1. Ilu powinno być audytorów? Tyle, ile różnych schematów wdrożenia pracowników. Jeśli inaczej wygląda u nas onboarding na stanowiska magazynowe, produkcyjne czy biurowe, należy przeprowadzić „mystery employee” na każdym z nich.
2. Kto wie o tym, że nowy pracownik jest tak naprawdę audytorem? Tu istnieje kilka modeli. O tym fakcie może być poinformowana grupa nowo przyjmowanych osób, mogą być poinformowani prowadzący szkolenie, może być poinformowany tylko dział HR. Jego wybór jest zależny od potrzeb firmy i formy onboardingu – dlatego zawsze powinien być dobierany indywidualnie.

Krok 4 – stworzenie ścieżki pracownika

Po pierwszych trzech krokach mamy już dużą wiedzę: wiemy, jak dokładnie wygląda proces, co otrzymują pracownicy i jak przebiega komunikacja z nimi. Dodatkowo znamy opinie zarówno pracowników, jak i zewnętrznych obserwatorów.

To dobry czas, aby stworzyć ścieżkę pracownika – czyli wykorzystać narzędzie dobrze znane marketingowcom przy pracy nad komunikacją marki – journey mapping (mapowanie ścieżki). Rozpisanie procesu krok po kroku – zarówno działań, jak i obecnych emocji oraz pojawiających się problemów – to kamień milowy w planowaniu nowego onboardingu.

Ścieżka pracownika podczas onboardingu zawiera najczęściej:

• etapy procesu,
• kroki, które podejmuje nowy pracownik,
• cele pracownika w danym kroku,
• emocje obecne podczas tego kroku,
• wyzwania i problemy napotkane podczas tego kroku.

To baza do pracy nad usprawnieniami i – w efekcie – nad nowym planem wdrożenia.

Krok 5 – nowa ścieżka pracownika

Wypracowanie nowego planu wdrożenia pracownika polega na analizie aktualnej ścieżki i poszukiwaniu rozwiązań pojawiających się wyzwań. Trzeba rozpisać pojawiające się pomysły, przeanalizować je i wybrać te możliwe do realizacji – a następnie na nowo poukładać proces.

O jakich elementach ścieżki należy pamiętać?

1. Kroki – czyli jakie zadania wykonuje nowy pracownik
2. Cele – jaki cel realizują poszczególne zadania – dla pracownika i dla firmy?
3. Osoby zaangażowane – kto ze strony firmy jest odpowiedzialny za pracownika?
4. Kanał komunikacji – w jakim kanale odbywa się krok – online/offline?
5. Usprawnienia – czy pracownik powinien coś otrzymać? Jak powinna wyglądać przestrzeń szkoleniowa?

To zadanie najlepiej realizować podczas warsztatów, w których osoby odpowiedzialne za HR spotykają się z doświadczonym moderatorem zewnętrznym.

Krok 6 – pochwały… i wdrożenia

Brawo! Właśnie przygotowaliśmy nową propozycję onboardingu pracownika, która rozwiązuje aktualne problemy. Czy to czas na odpalenie szampana?

Plan onboardingu a zarządzający

I tak, i nie. Plan to jedno – a inną sprawą jest wdrożenie. Okazuje się często, że ostateczne decyzje dotyczące implementacji zaproponowanych zmian oznaczają często szczegółowe budżetowanie oraz długotrwałe rozmowy z osobami decyzyjnymi.

Warto jednak zebrać siły i energię na ten krok – po to, by osiągnąć założony cel. Aby nasza praca doczekała się ciągu dalszego, musimy uzyskać aprobatę zarządzających firmą oraz otrzymać odpowiedni budżet na działania. Bez tego będziemy w stanie zrealizować tylko drobne usprawnienia, które nie zmienią w znaczący sposób aktualnej ścieżki nowego pracownika.

Jakie są efekty strategii onboardingu?

Tutaj ważna uwaga. Zastanawiasz się, jakie zadania wdrożeniowe będą przez Tobą stały? Może się okazać, że naprawdę poważne. Rozpoczynając proces, warto mieć z tyłu głowy, że jego efekty mogą Cię zaskoczyć – i być otwartym na przepracowanie wielu problemów. Praca nad onboardingiem często pozwala na zdefiniowanie wyzwań systemowych czy employer brandingowych, z którymi mierzy się firma – które istnieją od tak dawna, że nikt już się im nie przygląda.

Okazać może się więc, że jedna z grup pracowników jest inaczej traktowana od pozostałych; że deklarowane przez firmę wartości są odległe od codziennych praktyk; że ktoś wykonuje swoje obowiązki nieodpowiednio i powinien ponieść tego konsekwencje.

Poza poważnym wyzwaniami, najpewniej będziemy musieli przygotować nowe lub zmodyfikowane:

• treści maili do nowych pracowników,
• wzory dokumentów,
• prezentacje i materiały szkoleniowe,
• materiały wizerunkowe,
• gadżety i drobne podarunki,
• i wiele, wiele innych…

Krok 7 – ewaluacja

Wdrożenie nowej ścieżki onboardingu nie oznacza kresu naszej pracy. Warto regularnie prowadzić ankiety ewaluacyjne dla nowych pracowników, którzy będą mieli szansę ocenić swoje wdrożenie i przekazać nam cenne informacje.

Powinniśmy kwartalnie bądź półrocznie, na podstawie wyników ankiet, poddawać weryfikacji aktualny onboarding – i szukać kolejnych usprawnień.

Dodatkowo, po przygotowaniu nowej strategii wdrożenia pracowników w niektórych firmach, zależnie od struktury, przychodzi czas na przepracowanie onboardingu na stanowisku pracy. Ale to osobny proces – i o nim opowiem kiedy indziej.

Przygotowanie odpowiedniego procesu onboardingu to długotrwały projekt, który powinien być odpowiednio zaplanowany i przeprowadzony, aby rzeczywiście odpowiadał na potrzeby naszych nowych pracowników.

Czy warto poświęcać tyle energii? Zdecydowanie warto. Wszak każda rekrutacja to często wysokie koszty, a utrata uzdolnionych pracowników ze względu na złe pierwsze wrażenie firmy to straty nie tylko finansowe, ale także wizerunkowe – na które świadomy pracodawca nie powinien sobie pozwalać.

Pomagamy w procesie tworzenia nowej ścieżki onboardingu: planujemy, audytujemy, prowadzimy wywiady i warsztaty, a później tworzymy nową komunikację, prezentacje i materiały. Jeśli potrzebujesz wsparcia, napisz do nas na hello@dobocom.pl – chętnie spotkamy się i stworzymy ofertę specjalnie dla Ciebie.