Audyt komunikacji wewnętrznej – krok po kroku

Czy firma może dobrze funkcjonować bez sprawnej i przyjaznej komunikacji? Odpowiedź jest prosta – nie. Zależy od niej zrozumienie procesów wewnętrznych oraz zadań przez pracowników, a w efekcie poziom satysfakcji z wykonywanej pracy oraz realizacja celów firmy.

Komunikację wewnętrzną należy nieustannie usprawniać – tak, by była czytelna, regularna i zrozumiała. Jak jednak wskazać obszary, które wymagają najpilniejszych zmian? Odpowiedzi wskazuje audyt komunikacji. Poznaj cały proces audytowy krok po kroku.

Krok 1. Poznanie firmy i jej pracowników

Brzmi to banalnie, ale dla audytora to baza do dalszej pracy. Aby wykonać ją rzetelnie, niezbędne jest zrozumienie specyfiki funkcjonowania firmy, jej otoczenia biznesowego i możliwych konkurentów na rynku pracy, a także poznanie procedur obowiązujących w codziennej pracy oraz struktury firmy i panującej w niej hierarchii.

Dlaczego to takie ważne? Przede wszystkim dlatego, że zrozumienie procesów wewnątrz firmy i określenie grup pracowników oraz zależności między nimi pozwala położyć punkt ciężkości na te obszary komunikacji, w których najczęściej pojawiają się zagrożenia.

Krok 2. Kanały komunikacji

Następny krok to poznanie narzędzi i kanałów, w których pracownicy firmy komunikują się między sobą. Audytor powinien zapoznać się więc z tradycyjnymi materiałami dla pracowników (np. plakaty w siedzibie firmy, tablice z ogłoszeniami, gazety dla pracowników) oraz tymi w przestrzeni digitalu (np. komunikacja e-mail, Intranet, newslettery wewnętrzne, aplikacje dla pracowników, fora i grupy i inne).

To etap, w którym audytor nie ocenia jakości materiałów i narzędzi – dokonuje statystycznej pracy polegającej na opisie ilości i częstotliwości komunikacji oraz zbiera interesujące dane związane z tematyką oraz stylem komunikacji.

Krok 3. Badanie ilościowe

Badanie dotyczyć powinno zagadnień związanych z komunikacją w firmie. Możemy dowiedzieć się z niego, z jakich kanałów komunikacji korzystają pracownicy i czy są z nich zadowoleni, a także jak oceniają atmosferę w pracy związaną z komunikacją w zespole i z przełożonymi, ze znajomością celów i oczekiwań oraz częstotliwość i jakość otrzymywanego feedbacku.

Badanie ilościowe powinno być przeprowadzone w formule ankiety pracowniczej – albo w formie tradycyjnej, albo w przestrzeni Internetu. Kluczem do uzyskania wiarygodnych danych jest komunikowanie ważności badania dla wprowadzania zmian w miejscu pracy – tak, by zachęcić jak najwięcej pracowników do wypełnienia ankiety oraz do zrobienia tego rzetelnie i w zgodzie z faktycznym stanem komunikacji.

Krok 4. Badania jakościowe – wywiady

To badanie ma na celu pogłębienie wyników badania ilościowego – co oznacza, że może być przeprowadzone w momencie, w którym ankiety zostaną podsumowane. W jaki sposób planuje się przeprowadzenie wywiadów?

• Wybór formuły – wywiady one-to-one czy wywiady focusowe? Jeśli te drugie, to czy grupa pracowników na tych samych stanowiskach czy na różnych?
• Analiza wyników ankiet – wskazanie obszarów, które wymagają pogłębienia
• Stworzenie listy zagadnień i pytań do zadania
• Wybór pracowników do wywiadów wraz z zaproszeniem ich na wywiady
• Przeprowadzenie wywiadów przez doświadczonych moderatorów
• Transkrypcja wraz z zachowaniem poufności pracowników

Badanie jakościowe to idealne miejsce, by dopytać o to, dlaczego – według pracowników – poszczególne elementy komunikacji nie funkcjonują w odpowiedni sposób oraz poprosić ich o wskazanie usprawnień.

Krok 5. Analiza ilościowa i jakościowa komunikacji

To najważniejszy krok procesu, w którym powstaje synteza zebranych informacji oraz ocena faktycznego stanu komunikacji wewnętrznej w firmie.

Audytor podsumowuje, które narzędzia i kanały wykorzystywane są w firmie oraz ocenia ich język, styl i stronę wizualną. Ocena zazwyczaj opiera się na kilku kryteriach, takich jak zrozumiałość, przyjazność, atrakcyjność, dostosowanie do standardów wyznaczonych przez firmę.

Pozwala to dostrzec, których kanałów komunikacji brakuje oraz jakie kryteria dobrej komunikacji w firmie nie zostają spełnione.

Krok 6. Podsumowanie i rekomendacje

Ostateczne podsumowanie to zbiór mocnych i słabych stron w komunikacji oraz rekomendacji: zarówno tych wskazanych przez pracowników, jak i tych, których stosowność wdrożenia widzi audytor. Często nie dotyczą one tylko wprowadzeniu nowego kanału czy uproszczenia procedur komunikacyjnych, ale też np. przeprowadzenia szkoleń z zarządzania zespołem dla przełożonych.

Audyt komunikacji wewnętrznej to kierunkowskaz. Wskazuje, gdzie aktualnie jesteś i w którą stroną podążać, by dotrzeć do celu – pozytywnej komunikacji tworzącej satysfakcję z pracy oraz podnoszącej wyniki osiągane przez pracowników firmy.

Chcesz lepiej komunikować się z pracownikami? Uwielbiamy projekty employer brandingowe. Chętnie pomożemy! Napisz na hello@dobocom.pl.